Mengenal audit SDM (HR Audit)

 Mungkin untuk sementara orang, jika mengenal kata audit langsung terbayang sesuatu yang berhubungan dengan standar, prosedur keuangan, finansial, prosedur dll, dimana dilakukan pengecekan, pemeriksaan apakah proses sudah dijalankan sesuai prosedur atau standar berlaku. Bagi yang berkecimpung dalam aspek keuangan, memang tidak aneh karena sudah ada standar internasional (GAAP, Sarbanes-Oxley, IFRS dll) atau untuk management juga ada standar ISO (9001, 14000, 18000). Tapi jika SDM diaudit, standar apa yang dipakai? mengapa harus ada audit SDM? Untuk apa ?. Mungkin bagi sebagian orang masih belum lazim mendengar istilah audit SDM. 

Dengan perkembangan teknologi, sistem, manajemen maupun kebutuhan organisasi, fungsi audit sekarang sudah semakin meluas dan melingkupi hampir semua aspek manajemen. Ada audit keuangan, finansial, Information Technology, Safety, Lingkungan, audit energy dan bahkan SDM sendiri termasuk obyek yang dapat diaudit. Terus apa yang dimaksud dengan Audit SDM?.  

Audit SDM adalah proses meninjau (review) secara komprehensif suatu sistem dan/atau proses suatu organisasi apakah sudah memenuhi kebutuhan atau proyeksi masa depan kebutuhan fungsi SDM organisasi, baik apakah itu untuk memenuhi standar lokal (pemda, pemprov), standar internal (SOP, Company Policy) atau regulasi (International Standard atau Standar pemerintah). 

Manfaat utama dalam audit SDM diantaranya bisa mengetahui proses mana yang belum memenuhi persyaratan hukum berlaku sehingga meminimalisir proses internal organisasi yang berpotensi melanggar hukum, dan yang terpenting adalah membantu organisasi secara sistematis untuk mengidentifikasi kondisi saat ini serta langkah aksi apa yang perlu dijalankan untuk meningkatkan kinerja proses fungsi SDM. 

Kegagalan dalam mengidentifkasi penyebab potensial yang bisa membahayakan atau berpotensi melanggar hukum dapat menimbulkan efek yang merugikan perusahaan atau organisasi.  Karena itu, audit SDM merupakan salah satu cara untuk mengenal sejauh mana proses internal, sistem prosedur organisasi sudah memenuhi aspek keamanan baik secara hukum maupun juga membantu mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan secara efektif dan efisien.  Peninjauan secara berkala terhadap sistem dan prosedur organisasi yang berhubungan dengan SDM, tidak hanya membantu agar sistem dan prosedur tetap memenuhi persyaratan, namun juga membantu aspek finansial perusahaan agar tetap stabil dan mantap. 

Obyek SDM yang diaudit 

Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut : 

• Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.        
• Fungsi Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.
• Fungsi Informasi & Teknologi : Personnel Data base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).
• Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate Social Responsibility.
• Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit,  Reward, Termination, Punishment.
• Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for Performance.

Dari aspek diatas, kebanyakan masih berkutat dalam hal sistem dan prosedur dimana aspek ini sering disebut sebagai sisi Hard Capabilities Organisasi. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit, adalah juga mengaudit aspek Soft Organisasi, antara lain :

• Budaya Organisasi,
• Audit competency staff SDM,
• Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.

Audit SDM (Indeepth)

Setelah sebelumnya dijelaskan mengenai audit SDM yang sederhana, kini kita bisa lanjut kepada audit SDM yang lebih lengkap. Seperti dijelaskan pada tulisan sebelumnya, audit SDM bisa merujuk (comply kepada) memenuhi standar lokal (pemda, pemprov), standar internal SOP, Company Policy atau regulasi (International Standard atau Standar pemerintah).

Berikut adalah pertanyaan yang bisa digunakan sebagai audit untuk perencanaan sdm, struktur organisasi dan job description :

I.     HR PLANNING

1.      Apakah perusahaan mempunyai sebuah perencanaan SDM untuk memenuhi kebutuhan SDM ?

2.      Apakah ada orang/posisi yang bertanggungjawab dalam menangani perencanaan SDM tersebut?

3.      Jika memiliki perencanaan SDM, apakah perencanaan SDM tersebut sudah dikorelasikan dengan perencanaan strategi perusahaan?

4.      Jika memiliki perencanaan SDM, apakah sudah dimasukkan kedalam budget perusahaan?

5.      Jika memiliki perencanaan SDM, apakah perencanaan SDM tersebut digunakan dalam restrukturisasi perusahaan, merger, akuisisi, ekspansi, penciutan perusahaan atau strategi lainnya ?

II.    ORGANIZATION STRUCTURE, JOB STRUCTURE, DESCRIPTION & EVALUATION

1.      Apakah struktur organisasi sudah dibuat dan didistribusikan ke keseluruhan fungsi organisasi?

2.      Apakah struktur organisasi yang dibuat menjelaskan tanggungjawab fungsional secara jelas dan pelanggan dapat mengetahui kepada siapa harus berhubungan?

3.      Apakah ada posisi tertentu yang bertanggungjawab dalam pembuatan struktur organisasi?

4.      Apakah ada standar baku/prosedur untuk pembuatan struktur organisasi, kapan direview atau diperbaiki sesuai dengan planning cycle perusahaan?

5.      Apakah setiap posisi di perusahaan sudah memiliki job description?

6.      Apakah ada posisi tertentu yang bertanggungjawab dalam pembuatan, penyusunan dan pengelolaan job description?

7.      Apakah job description yang ada sudah standar bagi semua posisi yang ada?

8.      Apakah posisi yang sudah memiliki job description sudah sesuai dengan fungsi, tanggungjawab dan kedudukannya dalam struktur organisasi?

9.      Apakah ada perimbangan dalam job description mengenai tugas/tanggungjawab, dengan otoritas/wewenang yang dikaitkan dengan kinerja pekerjaan?

10.    Apakah job description yang ada dibagikan dan dikomunikasikan ke semua posisi secara transparan dan diketahui unit/divisi bersangkutan?

11.    Apakah sudah ada standar baku administrasi bagi karyawan sakit, cuti atau tidak bekerja?

12.    Apakah sudah ada peraturan mengenai perpindahan karyawan ke bagian lain, termasuk saat reorganisasi perusahaan?

13.    Apakah perusahaan memiliki database mengenai profil karyawan dilihat dari pendidikan, pengalaman, kompetensi untuk semua karyawan?

14.    Apakah penyimpanan database dilakukan baik secara hardcopy maupun softcopy atau sudah ada employee database system sendiri?’

15.    Apakah sudah ada administrasi untuk ketidakhadiran maupun kehadiran karyawan?

16.    Apakah record untuk ketidakhadiran/kehadiran dijadikan sebagai acuan bagi penilaian karyawan?

17.    Apakah kebijakan/peraturan/keputusan perusahaan mengenai SDM selalu dibuat, dikembangkan dan disesuaikan dengan planning cycle perusahaan?

18.    Apakah perusahaan mempunyai orang/posisi tertentu yang bertanggungjawab dalam pengembangan kebijakan/peraturan/keputusan SDM tersebut?

19.    Bila terjadi perubahan di organisasi, apakah kebijakan/peraturan/keputusan mengenai SDM selalu direview untuk mendukung perubahan tersebut? bagaimana periode update dan reviewnya?

III.   ASSESMENT, RECRUITMENT, SELECTION & PLACEMENT

1.     Apakah perusahaan sudah mempunyai standar baku prosedur dalam perekrutan maupun terminasi karyawan? baik internal maupun eksternal?

2.     Apakah sudah ada orang/posisi tertentu yang bertanggungjawab dalam menjalankan fungsi perekrutan karyawan?

3.     Apakah dalam melakukan fungsi perekrutan karyawan dilakukan pada posisi tertentu (sentralisasi) atau bisa dilakukan oleh unit/divisi yang lain (desentralisasi)?

4.     Apakah ada proses formal untuk mengidentifikasi adanya kebutuhan pekerjaan (job vacancies?)

5.     Apakah perekrutan dilakukan secara proaktif melalui mode perencanaan (misalnya rencana tenaga kerja) dan bersifat reaktif untuk penggantian jabatan serta pembukaan lowongan kerja?

6.     Apakah analisa jabatan (job analysis) dilakukan untuk setiap posisi?

7.     Apakah proses interview dilakukan dalam perekrutan? baik internal maupun eksternal?

8.     Apakah karyawan yang diterima diberikan kontrak tertulis mengenai tugas dan tanggung jawab, masa kerja, status kerja dan periode kontrak kerja? termasuk menyesuaikan dengan peraturan tenaga kerja/depnaker?

9.     Apakah organisasi menggunakan atau pernah mencoba untuk mengevaluasi alternatif pencarian tenaga kerja melalui: a) Proyek atau kontrak outsourcing; b) Penempatan sementara; c) Penempatan pool internal; d) Part-time atau pengerjaan bersama-sama (job sharing)?

10.   Apakah biaya karyawan/tenaga kerja telah dihitung menurut anggaran perusahaan?

11.   Bila terjadi pemutusan hubungan kerja/terminasi, apakah hal tersebut disesuaikan dengan peraturan perusahaan ?

12.   Apakah ada orang atau posisi yang bertanggungjawab dalam mereview dan menilai (assesment) tingkat ketrampilan, pengetahuan, pendidikan, minat karyawan di unit/departemen dalam organisasi?

13.   Jika penilaian (assesment) diatas ada, bagaimana penilaian itu dilakukan? Formal atau informal? Jelaskan

14.   Jika penilaian (assesment) diatas ada, apakah penilaian tersebut digunakan dalam subfungsi SDM lainnya, seperti pelatihan atau perencanaan karir? Jelaskan

IV.  ORIENTATION, TRAINING & DEVELOPMENT

1.     Apakah perusahaan mempunyai kebijakan/peraturan/keputusan untuk melakukan pelatihan dan pengembangan bagi karyawan?

2.     Apakah perusahaan mempunyai orang/posisi tertentu yang bertanggungjawab dalam pengelolaan pelatihan dan pengembangan bagi karyawan?

3.     Apakah perusahaan memiliki standar atau proses yang menjadi acuan/ pedoman untuk menilai kebutuhan organisasi pelatihan dan pengembangan bagi karyawan (training and development need assesment)?

4.     Apakah isu perusahaan seperti misi, sasaran, target, perubahan budaya/nilai, fokus orientasi pelanggan, dipertimbangkan sebagai kebutuhan pelatihan?

5.     Apakah rencana pelatihan dan pengembangan karyawan disesuaikan dengan penilaian kinerja karyawan?

6.     Apakah program pelatihan dan training memiliki sasaran dan target yang jelas dan obyektif?

7.     Apakah pelatihan dan training yang ada sudah direcord dan dimaintain ?

8.     Apakah pelatihan dan training sudah dimasukkan ke dalam anggaran perusahaan?

9.     Apakah pelatihan dan training yang diberikan sudah dilakukan evaluasi maupun efektifitas hasilnya (training evaluation & impact analysis)?

V.    CAREER MANAGEMENT

1.     Apakah perusahaan mempunyai kebijakan/peraturan/keputusan penentuan perencanaan karir bagi karyawan?

2.     Jika perusahaan mempunyai perencanaan karir, apakah ada orang atau posisi tertentu yang bertanggungjawab dan memiliki akuntabilitas untuk itu?

3.     Jika perusahaan mempunyai perencanaan karir, apakah dasar yang digunakan dalam perencanaan karir itu termasuk assesment, penilaian kinerja atau performance appraisal ?

VI.  PERFORMANCE MANAGEMENT

1.     Apakah perusahaan mempunyai standar baku/prosedur untuk melakukan penilaian kinerja bagi karyawan?

2.     Apakah perusahaan mempunyai orang/posisi tertentu yang bertanggungjawab dalam pengelolaan penilaian kinerja bagi karyawan?

3.     Apakah penilaian kinerja (performance assesment/appraisal) dilakukan secara reguler oleh organisasi?

4.     Apakah penilaian kinerja membedakan antara karyawan spesialis (tidak ada anak buah) dengan karyawan managerial?

5.     Apakah penilaian kinerja sudah menjelaskan secara nyata mengenai tujuan, sasaran dan target dari masing-masing karyawan yang mendukung sasaran/target unit/dept/divisi atau organisasi? (KPI unit/dept/divisi dengan KPI Individu)

6.     Apakah hasil penilaian kinerja dijadikan pedoman dalam melakukan subsistem SDM lainnya, seperti pendidikan/pelatihan bagi karyawan, kenaikan jabatan, kompensasi ataupun pemindahan karyawan bersangkutan?

7.     Apakah semua jabatan yang ada telah diklasifikasikan dengan menggunakan analisa jabatan yang konsisten?

VII. REWARD MANAGEMENT

1.     Apakah perusahaan memiliki kebijakan/peraturan/keputusan yang menjelaskan tentang sistem kompensasi bagi karyawan?

2.     Jika memang ada, Apakah kebijakan/peraturan/keputusan tersebut dikorelasikan dengan filosofi manajemen tentang kompensasi bagi karyawan dan mendorong strategi bisnis perusahaan?

3.     Apakah filosofi kompensasi perusahaan telah dikomunikasikan secara jelas kepada seluruh karyawan? dan juga didukung dan dimonitor oleh manajemen puncak?

4.     Apakah ada orang/posisi tertentu di dalam perusahaan yang punya tanggungjawab dan memiliki akuntabilitas dalam hal mengkoordinasi aktifitas yang berhubungan dengan kompensasi? (misalnya : Job Evaluation, Job classification/Job Grading, Job Description, salary administration, performance assesment/appraisal, dll)

5.     Apakah sistem kompensasi perusahaan sudah memiliki strategi untuk menarik, menahan atau memotivasi karyawan yang terbaik ?

6.     Apakah salary structure yang ada sudah dipetakan menurut fungsi jabatan di perusahaan ?

7.     Apakah sistem kompensasi sudah menjelaskan mengenai bentuk benefit bagi karyawan?

8.     Apakah sistem kompensasi sudah memperhitungkan mengenai pekerjaan lembur?

9.     Apakah sistem kompensasi sudah memperhitungkan mengenai tunjangan bagi karyawan (makan, transportasi, komunikasi, perumahan)?

10.   Apakah sistem kompensasi dibayar langsung atau melalui transfer bank ? dimana karyawan diwajibkan memiliki bank account?

11.   Apakah sistem kompensasi sudah memperhitungkan mengenai pengurangan/potongan untuk asuransi karyawan (kesehatan, pensiun, JHT), jamsostek, pajak penghasilan (pph) ?

Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut.

Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain :

• Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari
• Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement
• Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi
• Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada. 

Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :

• SOP, aturan dan prosedur yang ada
• Pimpinan Departemen SDM atau personalia
• Pimpinan Departemen lain 

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan dasar :

• Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)?
• Bagaimana struktur organisasi SDM ?
• Bagaimana anggaran SDM ? 

Tentang Perekrutan :

• Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?
• Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?
• Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?
• Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
• Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ? 

Tentang kompensasi dan manfaat

• Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja?
• Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?
• Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?
• Apakah uraian jabatan selalu diupdate?
• Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?
• Bagaimana penentuan kenaikan gaji?
• Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?
• Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku ?
• Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku ?
• Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
• Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ? 

Tentang ketenagakerjaan

• Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ?
• Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ?
• Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur, jenis kelamin dll ?
• Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ?
• Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?
• Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ?
• Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ? 

Tentang Pelatihan dan Pengembangan

• Bagaimana pelatihan diberikan ?
• Bagaimana program pelatihan dikelola ?
• Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ?
• Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
• Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ? 

Tentang Hubungan Industrial

• Apakah serikat pekerja ada di organisasi ?
• Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan kadaluarsanya?
• Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ?
• Apakah ada demo yang luar biasa ? 

Tentang aspek hukum tenaga kerja

• Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum sesuai yuridiksi yang berlaku?
• Apakah ada proses litigasi ?
• Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
• Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ? 

Tentang sistem informasi dan teknologi SDM

• Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ?
• Seberapa update teknologi sistem informasi ?
• Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ?
• Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM secara periodik ? 

Tentang Strategi SDM

• Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor?
• Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM ?